Met deze 5 tips gaat jouw team echt vooruit

Het beste in je team naar boven halen. Je team voordurend blijven motiveren zich te verbeteren. Als coach ben je er maar druk mee. Natuurlijk wil jij je team optimaal laten presteren. Jouw team de resultaten laten halen waar je van droomt. Een daarnaast wil je ook nog de werksfeer zo leuk mogelijk houden. Tja, dat valt natuurlijk niet mee. Al je teamleden zijn verschillend qua persoonlijkheid en toch moet het als 1 geoliede machine gaan samenwerken. Aan jou de schone taak je hiermee bezig te houden. Natuurlijk helpen we je daar graag bij met 5 tips om effectief vooruit te komen!

Tip 1: Werk niet samen om het samenwerken

Het komt nog wel eens voor dat taken die eenvoudig door 1 of 2 mensen opgepakt kunnen worden in teamverband opgepakt moeten worden. Niet omdat daar noodzaak voor is maar omdat er in een organisatie gekozen is voor bijvoorbeeld een Scrum aanpak. Mensen worden dan bij elkaar gezet omdat ze bepaalde kennis of kunde bezitten. Als het werk niet aansluit bij de vraag om een team, zal er ook geen sprake zijn van een team. Hoogstens van een groep mensen die in dezelfde ruimte bij elkaar zitten.

Als coach kun je daar verschillende oplossingen voor bedenken. Ten eerste is het raadzaam te kijken naar de teamleider. Het is goed mogelijk dat hij of zij inziet dat een bepaalde taak niet voor een team maar voor slechts een paar mensen geschikt is. Overwogen kan worden in dat geval de taak aan slechts een paar mensen toe te kennen en er geen 'ding' van te maken dat er in teams gewerkt moet worden.

Een andere oplossing waar naar gekeken kan worden is de omschrijving van de taken. Misschien zijn de taken wel te klein omschreven en kunnen ze door samenvoeging meer waarde krijgen en ervoor zorgen dat wel het hele team ermee aan de slag kan.

In het uiterste geval moet je misschien zelfs met de organisatie in gesprek gaan en boven tafel krijgen waarom er in teams samengewerkt moet worden. Misschien zijn de redenen daarvoor heel beperkt en is het misschien beter te adviseren niet in teams samen te werken maar. Je zou dan kunnen adviseren om op project of taakbasis de juiste mensen bij elkaar te zetten.

Teamwerk is ontzettend gaaf maar het moet wel een doel dienen. Samenwerken om het samenwerken werkt simpelweg niet!

Tip 2: Weet waar je team staat

Net als in een persoonlijke relatie maakt een team verschillende fases van ontwikkeling door. Helaas is het niet zo dat als je een groep mensen bij elkaar zet, ze vertelt wat ze moeten doen, je meteen een high-performing team hebt. De kennis hierover is al decennia lang bekend. Onderzoeker van groepsdynamica Bruce Tuckman heeft hiervoor een model ontwikkeld. Met dit model kun je achterhalen in welke fase een team zich bevindt. Op basis daarvan kan bepaald worden wat er nodig is om naar de volgende fase te gaan. In totaal zijn er 5 fases waarin een team zich kan bevinden:

  • Forming: Het begin van een nieuw team. De teamleden zijn druk bezig zich te orienteren, elkaar te leren kennen. Het is nog wat onwennig maar de wil is er vaak al wel. Hoewel in deze fase de zelfstandigheid van de teamleden heel groot lijkt is veel hulp van een teamleider of coach vereist. Het team weet niet goed wat er van ze verwacht wordt. Dit brengt onzekerheid met zich mee. Verkeert je team in de forming fase, zorg dan dat duidelijk wordt wat er van het team verwacht wordt en dat de teamleider vertrouwen heeft (en uiteraard uit) in de teamleden.

  • Storming: De teamleden worden steeds hechter met elkaar. Dit is desondanks geen eenvoudige fase waar je vlug even doorheen fietst. Het hechter worden van het team brengt namelijk ook de nodige strijd met zich mee. Teamleden beginnen zich naar elkaar toe uit te spreken, hun persoonlijkheid te uiten en hun eigen waarden en normen komen naar boven. Deze komen niet altijd overeen en dat kan botsen. Voor jou als coach de schone taak om in deze fase ervoor te zorgen dat teamleden vrijuit kunnen spreken. Je moet je tollerant opstellen en teamleden de kans geven conflicten zelfstandig op te lossen. Alleen op die manier maak je het team klaar om door te gaan naar de volgende fase.

  • Norming: Het team werkt op een volwaardige manier met elkaar samen. De teamleden spreken elkaar aan en afspraken worden nagekomen. Kritiek wordt gezien als kans om als team en teamlid te groeien en niet als persoonlijke aanval. In deze fase gaat het team aan de slag om eigen regels, waarden, normen en methodes te ontwikkelen. Dit zorgt voor een sterke groei van doelmatigheid en het team krijgt een eigen identiteit. Als coach of teamleider aan jou de taak het team autonomie te geven en ze zelfstandig aan de slag te laten. Dit is vaak best eng maar de resultaten zullen je verbluffen!

  • Performing: Het team functioneert als een eenheid waarbij alle energie in de groep naar het doel gaat. Alle teamleden weten precies wat er van ze verwacht wordt en wat zij zelf kunnen verwachten. In deze fase is de sfeer erg goed en de samenwerking duidelijk. Dit uit zich zeker in de resultaten die het team behaalt. In deze fase is het team in staat om zonder inmening van teamleider autonoom besluiten te nemen. Als coach houd jij je vooral bezig het team te ondersteunen. Laat ze de verbeterpunten zien en geef ze handvatten om hier zelfstandig mee aan de slag te gaan.

  • Adjourning: Het project loopt ten einde of om andere reden wordt het team ontbonden. Vaak krijgen teamleden in deze fase last van angst. Het vertrouwde team valt uit elkaar en de angst de directe teamleden te zullen gaan missen neemt toe. In veel gevallen zullen teamleden al ver voor het definitieve einde afstand van elkaar gaan nemen zodat het uiteindelijke gemis dragelijker zal worden. Je doet er in deze fase goed aan om aandacht aan het naderende einde te besteden. Plan bijvoorbeeld een officeel afscheid in. Daarnaast zul je in deze fase in moeten zetten op het bij elkaar houden van het team. Immers zorgt bij dit team juist de samenwerking voor de verbluffende resultaten!

Tip 3: Weet wat er van je team verwacht wordt

Vaak worden doelstellingen voor een project al vooraf opgesteld. Verschillende vergaderingen en bijeenkomsten liggen ten grondslag aan het uiteindelijke plan. Echter hebben de teamleden hier niets of weinig van meegekregen. Zij moeten het doen met het eindresultaat van soms maanden lang overleg.

Door dit gebrek aan inzicht ontstaat een wrijving. De leidinggevenden verwachten iets dat het team niet waarmaakt. Het team voelt zich niet gewaardeerd omdat ze ontzettend hun best doen aan de verwachtingen te voldoen zonder daar waardering voor te krijgen. En jij als coach, jij mag hier een oplossing voor bedenken. Geen nood, we gaan je helpen hoor!

Als je in een situatie terecht komt waar het onduidelijk is wat er van het team verwacht wordt, zorg dan dat je een overleg of workshop laat plaatsvinden met zowel de leidinggevenden als het team. Hier kun je in eerste instantie oefeningen laten doen die laten zien wat het resultaat is van gebrekkige communicatie. Die oefeningen heb je waarschijnlijk al op de spreekwoordelijke coach plank liggen.

Nu je het podium hebt ingericht ga je aan de slag met de inhoud van het project. Laat alle teamleden en alle leidinggevenden bijvoorbeeld op geeltjes (de officiele Scrum term voor post-it's) schrijven waarvan zij overtuigd zijn dat dit de verwachtingen van het project zijn. Plak de geeltjes allemaal op een muur om ze stuk voor stuk te bespreken - zonder namen te noemen uiteraard - en ze in 2 kolommen te verdelen:

  • Onderdeel van het project

  • Geen onderdeel van het project

Als alle geeltjes zijn verdeeld haal je de kolom geen onderdeel van het project weg en bespreek je met iedereen de geeltjes in de overgebleven kolom. Hebben we consent over de inhoud van het project? Dan kunnen we door, voldoet het team aan de verwachtingen en kunnen de leidinggevende eindelijk weer rustig slapen.

Oja, laat de leidinggevende niet vergeten zo nu en dan hun waardering te uiten. Doet echt wonderen.

Tip 4: Wees transparant

Vaak wordt aangehaald dat er intern heel transparant wordt gecommuniceerd. Dat deuren altijd open staan en er bij iedere leidinggevende zo naar binnen gelopen kan worden om iets te vragen. In de praktijk echter komt het toch vaak voor dat er in werkelijkheid iets minder transparant wordt gehandeld. Politiek en strategie spelen hier vaak een belangrijk rol in.

Probleem is vaak dat teamleden best aanvoelen dat er iets speelt, niet alles gezegt wordt. Hierdoor ontstaat argwaan bij de teamleden. In sommige gevallen brengt dit de teamleden op persoonlijk vlak veel dichter bij elkaar maar schept het een afstand tussen leidinggevenden en team. Dit gat zorgt er vervolgens voor dat er nog meer onduidelijkheid onstaat. De neerwaartse spiraal zul je waarschijnlijk al van veraf aan zien komen.

Het probleem is dat jij als coach waarschijnlijk ook niet altijd op de hoogte bent van wat er speelt. Ook voor jou bestaat die onduidelijkheid. Probeer ook hier de juiste mensen bij elkaar te brengen. Zorg er uiteraard voor dat je het hele team uitnodigd anders creer je onbewust nog een extra punt van wantrouwen.

Zorg voor een open sfeer en praat en laat praten. In veel gevallen blijken er gegronde redenen te zijn om bepaalde zaken niet bekend te maken. Er zijn zelfs situaties bekend waarin over bepaalde onderwerpen heel geheimzinnig gedaan werd. Doorvragen gaf uiteindelijk het antwoord: de leidinggevende wist het zelf ook niet maar schaamde zich dit toe te moeten geven.

Zorg er dus voor dat er transparantie is op zoveel mogelijk vlakken. Minstens op een dusdanig niveau dat voorkomen wordt dat het werk leidt onder de afwezigheid van transparantie. Als zaken niet transparant kunnen of mogen zijn voor de teamleden, wees dan minsten transparant over de reden daarvan. En vergis je als leidinggevende niet, transparant zijn is eng maar je zult verstelt staan van de hulpvaardige houding die je daarvoor terug krijgt!

Tip 5: Erken en beloon de successen van het team

Een dat hebben jullie goed gedaan doet wonderen bij mensen. Een klein compliment is een grote blijk van waardering. Helaas zul je als coach ook vaak de manager zien. Je kent die mensen wel: het team een opdracht geven, vervolgens weken of maanden onzichtbaar door de organisatie bewegen om aan het einde van het project aan het management te vertellen hoe goed hij of zij dit project heeft opgepakt.

Heb je een beeld voor je? Zie je zijn of haar gezicht in gedacht? Weet je welke naam erbij hoort? Met blame en shame gaan we de oorlog echter niet winnen. Vergeet de naam en het gezicht snel, loop naar je team en laat ze even weten hoe blij je met hun resultaten bent.

Een pro-tip wil ik je ook nog graag meegeven: teamleden vinden het vaak prettig ook buiten de werkplek iets te ondernemen. Neem ze een keer mee voor een lunch buiten de deur en let dan niet precies op de klok. Zo'n lunch zorgt tevens voor een beter groepsgevoel en is economisch nog te verantwoorden ook! Stel je bent een uurtje weg met je team, haal daar de normale lunchtijd vanaf en je hebt teambuilding in de helft van de tijd gedaan.

Als de stugge manager daar niet blij van wordt! Oh, wacht, die zouden we vergeten...

Gives us your thoughts

Wat wil je delen?

Wij zijn benieuwd wat jij van deze blog vindt! Heb je aanvullingen of wil je wat delen?

Back to school

Kiddo geeft college

Laat je naam en e-mailadres achter en Kiddo stuurt je wekelijks zijn college.
We houden net als jij van privacy, we delen jouw gegevens nooit met externe partijen.
Be Social

Waardenvol voor anderen?

Houd dit artikel dan niet voor jezelf maar deel het met je connecties!

The author

Maarten Kosse

Direct contact met Maarten?
maarten@bizprove.nl
0655 115 537