Een effectieve Scrum master heeft deze 7 gewoonten

Je bent met je team hard bezig om de effectiviteit te vergroten. Je wilt het team dichter bij elkaar brengen zodat ze beter gaan samenwerken en presteren. Als je om je heen kijkt zie je dat alle Scrum masters hier druk mee bezig zijn, de een met meer succes dan de ander. Hoe komt het dat er zo veel verschillen zitten in de resultaten? Wat doen de meest effectieve Scrum masters anders dan de minder effectieve?

Het antwoord zit hem vooral in de mindset en het gedrag van deze Scrum master. De meest effectieve Scrum masters hebben een grote set aan gewoontes die ze inzetten om hun team naar het volgende niveau te tillen. Dit is belangrijk omdat de set die zij hiervoor inzetten ook noodzakelijk zijn voor het team om in te zetten. De meest effectieve Scrum master is in staat zijn of haar eigen gedragingen over te brengen op het team.

Zoals gezegt, er zijn veel, heel veel verschillende gewoontes die een effectieve Scrum master in kan zetten. Laten we rustig aan beginnen en in deze blog 7 van deze gewoontes met je bespreken. Ben je er klaar voor?

Gewoonte 1: Een proactieve instelling

Als effectieve Scrum master heb je natuurlijk helemaal geen glazen bol. Jij kan echt niet voorspellen wat er morgen of volgende week staat te gebeuren. Echterer let jij wel heel goed op wat er allemaal gebeurt. Hierdoor zie je patronen en kunt daarnaar handelen. Je kunt daardoor een naderende escalatie bespreekbaar maken voordat deze escalatie echt plaatsvindt.

Stel dat een Kees* steeds later binnenkomt 's morgens. Als coach ga je met Kees het gesprek aan. Niet om hem te vertellen dat hij toch echt moet zorgen op tijd te komen maar om te achterhalen wat de reden is. Ontloopt Kees bijvoorbeeld iemand binnen de organisatie? Heeft Kees mogelijk thuis een probleem waardoor hij niet op tijd aanwezig kan zijn? Je zou in het laatste geval bijvoorbeeld af kunnen spreken dat Kees 's morgens standaard een uur later begint. Daarmee haal je de pijn van iemand die 'te laat binnen komt' weg en verander je dat naar een veel eenvoudiger geaccepteerde: 'Kees begint altijd om 10.00 uur'.

Zolang dit probleem blijft sluimeren binnen het team is het team ook minder effectief. Teamleden zijn dan voordat Kees binnen is al druk met te raden hoe laat hij er zal zijn. Door proactief een afspraak hierover te maken haal je die pijn weg en wordt het een algemeen geaccepteerd gegeven.

*) Kees is niet zijn echte naam. Zijn echte naam is bekend bij de redactie.

Gewoonte 2: Resultaat voor ogen

Je hebt in je hoofd of misschien wel op papier een idee beschreven van je ideale team. Hoe ziet dat team eruit? Hoe reageren de teamleden op elkaar? Hoe gaan ze om met verandering? Deze beschrijving is de blauwdruk voor jouw werkzaamheden. Deze beschrijving helpt jou om een plan te maken om jouw team zo vorm te geven. Heb je nog geen beschrijving van jouw ideale team? Stop dan nu met lezen, maak die omschrijving en lees dan rustig verder. Ik wacht rustig op je!

Zoals gezegt is de beschrijving de blauwdruk voor de ontwikkeling van je team. Jouw ideale team werkt bijvoorbeeld samen door eerst samen naar een probleem te kijken. Ze proberen gezamenlijk grip te krijgen op de inhoud en het waarom van het probleem. Vandaaruit gaan ze overleggen welke opties er zijn zonder zich vast te bijten op een concrete oplossing. Die oplossingen worden aan Jantine*, de product owner, voorgelegd en zij besluit welke optie het beste past bij het probleem.

Het team kijkt vervolgens samen naar de implementatie van de oplossing. Door overleg te voeren en de oplossing vanuit verschillende specialisaties te bekijken wordt de best passende implementatie gekozen. Wanneer een teamlid tegen een uitdaging aanloopt zoekt hij of zij direct contact met een aander teamlid om te kijken of er een oplossing is. Is dat lastig dan komt iedereen kort bij elkaar. Dit probleem moet immers getackled worden om de teamdoelstellingen te kunnen waarmaken!

*) Jantine is niet haar echte naam. Haar echte naam is bekend bij Kees.

Gewoonte 3: Prioriteiten op orde

John Lennon bracht het prachtige nummer Darling Boy in 1980 uit. Inmiddels bijna 40 jaar later klopt die ene zin in veel gevallen nog steeds toepasbaar: "Life is what happens to you while you're busy makin' other plan".

Iedere dag krijg je maken met veranderingen die ervoor zorgen dat je oorspronkelijke plan in gevaar komt. Jij zorgt er uiteraard voor dat je jouw prioriteiten op orde hebt. Ieder ochtend maak je een todo list van dingen die je moet doen vandaag. Op die manier houdt je grip op je doelstelling.

Wanneer dingen op je pad komen die je niet op kunt pakken omdat ze niet meer passen, kun je simpelweg 'nee' als antwoord geven. In andere gevallen is er misschien onderhandelingsruimte. Wat als de persoon die jou vraagt iets te doen je ook iets anders gevraag heeft. Dan heb je ruimte voor onderhandeling. Je kunt immers niet beide zaken oppakken, laat die persoon dan de prioriteiten van die 2 acties bepalen. Jij kunt je dan richten op de uitvoer.

Deze wijze les deel je uiteraard ook met je team. Ook zij stellen dagelijkse prioriteiten, stemmen die met elkaar af en komen zo tot een plan om die dag het beste resultaat te behalen. Uiteraard op basis van de doelstellingen die je op langere termijn hebt gesteld vanuit je blauwdruk!

Gewoonte 4: Iedereen laten winnen

Wanneer een oplossing voor een probleem gezocht moet worden, kijk dan niet hoe alleen jij er het beste uit kunt komen. Zoek naar die oplossing waar iedereen mee wint. Zoals de eerder beschreven situatie met Kees (niet zijn echte naam) waarbij je er vol op in had kunnen zetten dat Kees iedere ochtend op tijd op kantoor was. Had je Kees daarmee geholpen als hij thuis problemen heeft?

Waarschijnlijk zou Kees zich niet prettig voelen op het werk. Hij zou er met zijn hoofd niet bij zijn en daardoor zijn werk niet goed kunnen doen. Ook zijn thuissituatie zou daardoor niet beter geworden zijn. De kans dat Kees op langere termijn de organisatie verlaat of met een burn-out thuis komt te zitten is dan vrij groot. Uiteindelijk verliest iedereen daar dus mee.

Door samen met Kees te zoeken naar een passende oplossing is iedereen geholpen. Kees heeft de tijd om de boel weer op de rit te krijgen, het team weet wat ze van Kees kunnen verwachten en de organisatie loopt minder risico op verloop of ziekteverzuim. En wat je er zelf mee gewonnen hebt? Een absolute stap dichter bij het team dat je voor ogen hebt!

Een echte win-win-win-win-win situatie dus!

Gewoonte 5: Niet horen maar luisteren

"Ik hoor wat je zegt" en vervolgens komt er een antwoord in een richten waar je het helemaal niet over had. Mensen praten graag, horen wel maar luisteren veel minder. Als effectieve Scrum master luister je vooral wat er gezegt wordt en zie je wat er niet gezegt wordt. Hierdoor begrijp je precies wat anderen bedoelen en kun je de juiste vragen stellen.

Vragen stellen is ook precies wat jou een effectieve Scrum master maakt. De juiste vragen wel te verstaan. Wanneer je een van je teamleden bijvoorbeeld vertelt hoe ze een probleem aan moeten pakken is de kans groot dat er dan toch niets van terecht komt. Ze horen je het zeggen maar hebben er niet echt naar geluisterd. In gedachte voeren ze hun eigen gesprek.

Dat gesprek in gedachte kun jij prima sturen in de richting die je wilt. Stel de juist vragen zodat ze zelf met antwoorden komen. Dit geeft het idee dat ze het echt zelf bedacht hebben (en die credits krijgen ze uiteraard) waardoor de teamleden er echt voor gaan er een succes van te maken. Je eigen ideëen laten floppen is wel het laatste wat je als teamlid wilt!

Gewoonte 6: Synergie

Samenwerken binnen een team zijn ontzettend krachtig. Niet de samenwerking van mensen die toevallig in dezelfde ruimte zitten en hetzelfde werk doen. Dat laatste heet samen werken en is iets anders dan samenwerken. Het is maar een spatie verschil tussen de woorden maar is een wereld van verschil binnen het team.

Wanneer een team echt samenwerkt ontstaat er een gedeelde kennis, een gedeelde kunde en een gezamenlijk doel. Zie het als het voetbal spel. Als daar 11 spelers op het veld staan en samen werken, met andere woorden hun eigen ding staan te doen, gaat dit team nooit winnen. Alle spelers zijn super handig met een bal, kennen truukjes maar spelen niet over. Ze verliezen constant de bal en de eindscore is dramatisch.

Als die kennis en kunde echter wordt samengevoegd ontstaat er een team dat juist door die truukjes de bal bij de tegenstander weet weg te houden. Het winnende team ontstaat niet door de individuen maar door de som daarvan. Een mooi gezegde "het geheel is groter dan de som der delen" is hier zeker van toepassing.

Als effectieve coach zie jij uiteraard de kwaliteiten van de individuele teamleden. Jij ziet dat ze individueel super handig zijn met een bal en truukjes tot in perfectie uitvoeren. Als Scrum master ga je daarmee aan de slag. Je gaat de teamleden de vraag stellen hoe zij elkaar kunnen helpen met die truukjes. Stel een middenvelder is ontzettend behendig met de bal en kan bijna iedereen voorbij spelen. Echter zijn schot is niet hard genoeg om langs de keeper van de tegenstander te komen. Een ander teamlid is wellicht wat minder behendig maar heeft zoveel kracht in de benen dat hij de bal practisch met keeper en al het doel in jengelt. Dan is 1 + 1 als snel 3 toch?

Mochten er voetbalclubs zijn die meer willen weten over deze theorie, just give me call

Gewoonte 7: Het proces op gang houden

Kijk eens rond in de ruimte waar je nu in zit. Probeer eens 3 dingen te benoemen die verbeterd kunnen worden. Stel je voor dat die 3 dingen verbeterd zijn, noem er nog eens 3 op. Verbeteringen zijn altijd te vinden. Ik heb wel eens van mensen gehoord dat alles goed ging en er geen verbeteringen te ontdekken waren. Vervolgens even doorvragen leert dat er best nog wel wat dingen niet goed gaan. Deze worden dan vaak afgedaan als "ach zo doen we dat altijd". Juist die dingen zijn interessant en vaak het meest winstgevend.

Verbetering is een proces dat op gang gehouden moet worden. Als je daar niet meer mee bezig bent ga je steeds meer dingen accepteren die niet goed gaan en heel langzaam kom je tot stilstand. Als je niets te verbeteren hebt sta je waarschijnlijk stil. En net als bij een auto aanduwen, een rollende auto duwt een stuk minder zwaar dan een stilstaande op gang moeten helpen.

Blijf dus alert en onderzoekend. Als effectieve Scrum master blijf je zoeken naar dingen die effectiever gedaan kunnen worden. Je blijft zoeken naar manieren om meer waarde te creëren.

Pas er wel voor op dat je niet blind wordt voor de huidige situatie. Wanneer je alleen maar dingen blijft toevoegen voor hogere effectiviteit zullen je teamleden opbranden. Alleen maar door blijven zagen maakt een zaag bot en onbruikbaar. Bij een team is dat niet anders. Zorg dat teamleden voldoende tijd krijgen, motiveer sportieve activiteiten, laat ze kennis maken met nieuwe dingen (het liefst buiten hun vakgebied). it houdt de zaag scherp.

Kees* 1 en Jantine * 2 zijn je er dankbaar voor!

* 1 Kees is niet zijn echte naam, zijn echte naam is bekend bij de redactie

* 2 Jantine is niet haar echte naam, haar echte naam is bekend bij Kees

Gives us your thoughts

Wat wil je delen?

Wij zijn benieuwd wat jij van deze blog vindt! Heb je aanvullingen of wil je wat delen?

Back to school

Kiddo geeft college

Laat je naam en e-mailadres achter en Kiddo stuurt je wekelijks zijn college.
We houden net als jij van privacy, we delen jouw gegevens nooit met externe partijen.
Be Social

Waardenvol voor anderen?

Houd dit artikel dan niet voor jezelf maar deel het met je connecties!

The author

Maarten Kosse

Direct contact met Maarten?
maarten@bizprove.nl
0655 115 537