Leidinggeven, geen management

Zelfsturende teams zijn hot. Vrijwel iedere organisatie stapt er naar over. Er worden 'war-rooms' ingericht en de teams krijgen de beschikking over een bijna onbeperkte hoeveelheid post-its. Binnen het team worden de rollen verdeeld omdat de huidige functiebenamingen niet meer voldoen. Zo wordt de leidinggevende die eerst 'afdelingsmanager' of 'teammanager' heette vanaf nu Product owner genoemd. En een van de overige medewerkers noemen we vanaf nu de Scrum master. De rest van de medewerkers noemen we het Team en we kunnen los gaan!

Er wordt wat rond gegoogled en een van de medewerkers komt op een plaatje van een mooi Scrum bord terecht. "Verrek, ik vroeg me al af wat we met al die post-its aanmoesten!" In no-time worden alle werkzaamheden overgeschreven op post-its en de muur wordt volgeplakt. Een van de hogere managers komt binnen, die overigens vanaf vandaag Release Train Engineer genoemd wordt. Iedereen kijkt verschrikt op maar hij stelt ze gerust: "Zo, ik zie dat jullie al lekker aan het scrummen zijn! Heel goed, ga zo door!"

De dag erop is de war-room ingericht en zit iedereen afwachtend naar de kersverse product owner te kijken. Wat zou hij willen? Moeten we wellicht een vergadering houden? Op een van de gevonden scrum websites staat dat er iedere dag een standup gehouden moet worden. Laten we maar even bij elkaar gaan staan bij het scrum bord en van de product owner horen wat we moeten doen.

De product owner heeft de diverse scrum blogs natuurlijk ook gelezen en hij legt uit dat het team nu geen manager meer nodig heeft. Hij zal zich vanaf nu opstellen als product owner. "Dus, team, wat gaan jullie doen vandaag?" Na kort zwijgend naar het bord gekeken te hebben pakt iemand een post-it eraf met de worden "ik ga dit wel doen". Dit volgt nog een paar keer waarna iedereen aan het werk gaat.

Voor de kersverse product owner is ook nog wat onduidelijk wat er precies verwacht wordt en de rol van scrum master is enkel formeel verkondigd. Sarah zit nu gewoon achter haar computer de gegevens uit te werken. De product owner besluit dat het goed is om maar eens te gaan vragen hoe het gaat. Al snel is hij bezig zijn medewerkers te 'helpen' bij de uitvoer van hun taken.

Een paar maanden later...

"We hebben het geprobeert. We hebben zelfs scrum geïntroduceerd, maar zelfsturende teams werken hier niet. Het enige positieve wat ik nu zie is dat onze muren er met al die post-its een stuk gezelliger uitzien".

Helaas komt dit vaker voor dan je zou denken. De verandering wordt op touw gezet, de bestaande rollen krijgen eigenlijk alleen maar een andere naam om vervolgens te verwachten dat alles anders wordt. De realiteit is helaas anders. Niet alleen de naam van de rol of functie veranderd drastisch, ook de inhoud daarvan moet mee veranderen. Een product owner is niet hetzelfde als een manager. Een scrum master heeft veel taken die niet puur met het oude werk te maken hebben.

In deze blog ga ik je 5 tips geven om succesvolle zelfsturende teams te maken.

Het systeem kiest jou

Blijkbaar is er behoefte aan verandering binnen de organisatie. Verandering is iets heel anders dan 'dingen anders doen'. Toch is bij een verandering het meest makkelijk om te beginnen met dingen anders doen. Als dat niet werkt, wat in veel gevallen het resultaat is, kun je altijd de verandering de schuld geven en terug vallen op de klassieke manier van werken.

Beginnen bij het systeem zorgt er bijna altijd voor dat je dingen op een andere manier gaat doen. Echt verandering vindt dan helemaal niet plaats. Vaak zie je dat als een klassieke organisatie over gaat naar scrum het volgende gebeuren:

  • Projectplan fases worden omgezet naar Scrum epics
  • De inhoud van iedere fase wordt omgezet naar Scrum stories
  • De projectmanager noemen we vanaf nu Product owner
  • Iemand wordt op 2-daagse scrum cursus gestuurd en wordt Scrum master
  • De meetings die binnen Scrum gehouden worden, worden toegevoegd aan de al bestaande meetings

Eigenlijk veranderd er dus helemaal niets, we noemen het alleen anders en onze agenda laat zien dat we er maar druk mee zijn. Wanneer je als organisatie wilt veranderen, begin dan met anders denken. Denk in termen van leren in plaats van in termen van falen. Ga bij een nieuw project eens bij de start al - nog voor er ook maar een pennestreep op papier staat - met alle teamleden bij elkaar zitten en overleg wat er zou moeten gebeuren om het project goed af te ronden. In een open, vrije manier van communiceren.

Vaak is voor het team een idee van wat er gebouwd moet worden al genoeg om tot een mooie oplossing te komen. Het gave daarvan is dat je al een werkend prototype hebt, nog voordat er een projectplan is geschreven. Gaandeweg het project ontstaan er uitdagingen. Dingen die opgelost moeten worden. Maak gebruik van die momenten, niet alleen om ze op te lossen maar ook om het onderliggende probleem op te lossen.

Als bijvoorbeeld blijkt dat de teamleden niet goed weten wat ze doen kun je een standup introduceren. Misschien is dagelijks wel helemaal niet nodig en kan dat aan het begin van de week op maandagmorgen met een kop koffie. Langzaam ga je op die manier dingen van verschillende systemen samenvoegen. Op een gegeven moment kom je er wellicht achter dat je van een bepaald systeem wel heel veel implementeerd. Dan zou je kunnen kijken of dit wellicht het juiste systeem is. Natuurlijk kun je ook je 'eigen systeem' ervan maken!

Stop met micromanagen en laat los

Het is zo verschikkelijk verleidelijk. Vooral als je nog maar net gestart bent met zelfsturing in je team. Je wilt het beste van je team, je wilt ze helpen, als ze er niet uit komen wil je ze graag laten zien hoe het kan. En voor je het weet ben aan het micromanagen. Even bij het ene teamlid langs en kijken of je kunt helpen, dan bij de andere, brandjes blussen en je hebt een super drukke dag gehad. Je hebt eigenlijk niet echt iets kunnen doen en per saldo heb je ook nog je teamleden van hun werk gehouden.

Als je wilt dat een team zelfsturend wordt, moet je ze ook wel die kans geven. Dat micromanagen moet je echt achterwege laten. Is niet leuk voor jou en je team wordt er ook echt niet blij van! Maar hoe moet je ze dan ondersteunen?

Om te beginnen moet je ze zelf hun problemen op laten lossen. Jij bent als leidingevende erg goed in het uitzetten van de juiste richting. Jij weet hoe je moet navigeren. Je teamleden zijn de specialisten die precies weten hoe ze het schip drijvend houden. Als zij een probleem ervaren moet zij dat oplossen. Als jij je ermee gaat bemoeien is de kans groot dat het teamschip stuurloos wordt.

Vertrouwen is hier het sleutelwoord. Jij moet het team vertrouwen dat je niet midden op zee stil komt te liggen met een kapotte motor. Het team vertrouwd jou dat jij die ijsrots op tijd ziet en goed inschat hoe groot deze onder water is. Mocht die ijsrots toch een probleem zijn vragen we Celine Dion daar een liedje over te zingen.

Wees duidelijk over rollen en verantwoordelijkheden

Wanneer je een team zelfsturend wilt laten werken veranderd er ook veel aan de rolverdeling en verantwoordelijkheden. Als leidinggevende ga je meer de focus leggen op wat er gedaan moet worden en waarom. De teamleden hebben vooral de focus op hoe dat gedaan moet worden. Door te overleggen met je teamleden over wat er waarom krijgen zij een goed beeld van hoe ze dat moeten uitvoeren. Belangrijk is om je daar zo min mogelijk mee te bemoeien, vooral op technisch vlak. Wanneer je merkt dat een deel van het wat of waarom niet afgedekt wordt kun je de vraag stellen hoe het team dat op denkt te lossen, maar blijf weg van het aandragen van oplossingen.

Het team is ook zelf verantwoordelijk voor de eigen planning. Maak afspraken wanneer werk afgerond is maar laat aan het team over hoe ze dat gaan bereiken. Hierbij geldt hetzelfde als bij het vorige hoofdstuk, ga niet micromanagen op de planning. Heb vertrouwen in je team, zij zeggen het te kunnen, vertrouw daar dan op.

Dit gaat ook best wel eens fout. Een onderschatting van de werkzaamheden, een storing tussendoor of verschuiving van prioriteiten kunnen roet in het eten gooien. Is dat vervelend? Vast en zeker! Is dat heel erg? Eigenlijk niet! Er zal echt geen nieuwe wereld oorlog uit ontstaan en ook zal de wereld niet vergaan. Spreek iedereen aan op zijn of haar verantwoordelijkheden (zonder blame en shame uiteraard) en zoek samen naar een oplossing om dit probleem de volgende keer het hoofd te bieden.

Problemen los je samen op

Soms is er nog wel een verwarring binnen een zelfsturend team. "Ja maar ik heb al mijn taken af!" of "Omdat die anderen hun werk niet op tijd af hadden, konden wij niet verder". Dit is verwarring. Het clich├ę statment there is no I in TEAM is hier van toepassing. Als zelfsturend team draag je samen de verantwoordelijkheid. Als werk niet af dreigt te komen zoek je samen naar een oplossing. In sommige gevallen kan dit betekenen dat je werk van iemand over moet nemen. Het doel is niet jouw werk af te krijgen, het doel is het werk van het team af te krijgen.

Wanneer je dus tegen een uitdaging aanloopt omdat een andere partij of team niet haar afspraken nakomt, zoek je samen naar een oplossing om wel te kunnen leveren wat je beloofd hebt. Misschien is dat wel helemaal niet wat je eigenlijk wilde maken maar denkt het wel het eerder genoemde wat en waarom. Moet je eens kijken hoe blij jouw product owner wordt als blijkt dat jullie als team, ondanks alle tegenslagen, in staat zijn gebleken de waarde te leveren die jullie beloofd hebben!

Verschuil je dus niet achter jezelf. Gebruik anderen niet als excuus waarom dingen niet volgens afspraak zijn gegaan, maar zorg samen voor een passende oplossing!

Wat & waarom

Vooral als de product owner van oorsprong van 'de werkvloer' komt is de verleiding vaak groot om het werk te bespreken in termen van oplossingen. Het is voor een zelfsturend team van belang het werk uit te spreken in termen van een visie. Hoe zou de wereld eruit zien als dit team klaar is.

Welke van de onderstaande project omschrijving zou jouw persoonlijke creativiteit het meest aanspreken?

  1. Mensen staan niet meer in de file. Hun reistijd is met de helft ingekort en mensen houden meer tijd voor vrijetijd over. Hoe zou de wereld er dan uitzien? Wat zou er voor nodig zijn?
  2. We hebben een mobiel vliegtuig nodig waar je met een gezin in kunt zodat rechtstreeks van A naar B kunt. Hierdoor ontwijk je files en houdt je meer vrije tijd over!

Kijkend naar het prikkelen van creativiteit en fantasie verwacht ik dat we het eens zijn over omschrijving 1. Hier zit een vraagstelling in, geen oplossing. Hier zit een visie in met de vraag hoe de wereld er dan uit zou zien. Los van dat er technische uitdagingen bij komen kijken biedt omschrijving 2 eigenlijk al de kant en klare oplossing. Wat het moet worden en hoe groot het moet worden zijn allemaal al duidelijk.

Wanneer je een team vraagt hieraan te werken kunnen ze welliswaar meteen aan de slag, maar misschien heeft 1 van de specialisten wel een veel beter idee. Een idee wat veel eenvoudiger is en ook aan de doelstellingen voldoet: mensen meer vrijetijd geven en files ontlopen!

Gives us your thoughts

Wat wil je delen?

Wij zijn benieuwd wat jij van deze blog vindt! Heb je aanvullingen of wil je wat delen?

Never miss out

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief

We houden net als jij van privacy, we delen jouw gegevens nooit met externe partijen.
Be Social

Waardenvol voor anderen?

Houd dit artikel dan niet voor jezelf maar deel het met je connecties!

The author

Maarten Kosse

Direct contact met Maarten?
maarten@bizprove.nl
0655 115 537